10 نکته برای بهبود فرایند دورکاری در دوران کرونا

با توجه به شیوع ویروس کرونا, بسیاری از کسب و کارها و شرکت ها ناگزیر به کار کردن از راه دور(دورکاری) شده‌اند. با توجه به اینکه این سبک از کارکردن در فرهنگ کاری ما,  قبل از شیوع سراسری این ویروس خیلی مورد توجه قرار نگرفته بود, بنابراین ممکن است در حین انجام این کار مشکلاتی را برای طرفین درگیر در دورکاری و ارتباطات فی مابین به وجود آورد. در این مقاله از سری مقاله های مجله بن بیگی با توجه به اینکه طیف گسترده ای از مخاطبان مجموعه بن بیگی ادرات و شرکت ها هستند, تصمیم گرفتم تا راهنمایی به منظور افزایش بهره‌وری کاری در زمان شیوع ویروس کرونا و سبک دور کاری خدمت همراهان مجموعه ارائه دهیم.

 

فضای کاری مخصوص به خودتان را در منزل فراهم بیاورید

احتصاص یک فضای کاری مخصوص در منزل, کمک خواهد کرد بتوانید تمرکز بیشتری روی کار کردن داشته باشید و با آمادگی ذهنی بیشتری مشغول به انجام وظایف محوله بشوید.  بهتر است نقطه ای را در منزل را انتخاب کنید که از نظر میزان رفت وآمد اعضای خانواده و سر و صداهای محیطی, شرایط مساعدی داشته باشد و همچنین میران نور طبیعی محیط هم مناسب باشد. اگر شرایط کاری تان به شکلی است که شاید در بعضی حالات مجبور باشید که با سایر همکارانتان تماس تصویری برقرار کنید بهتر است قبل از برقراری تماس تصویری اطمینان حاصل کنید که به یکباره سایر اعضای خانواده به صورت سرزده به اتاق وارد نمی‌شوند. حتی پوشش شما هم در ساعات کاری حتی در روش دورکاری هم مهم است. البته قطعا منظور این نیست که همان مانتو اداری, لباس کار و یا لباس فرم روزهای معمول را بپوشید, ولی در عین حال استفاده از لباس های راحتی منزل نیز حس لازم در محیط کار بودن را به شما القاء نخواهد کرد. بنابراین بهتر است از لباسی برای کار در منزل استفاده کنید که حداقل تا حدودی حس حضور در فضای کاری را به شما منتقل نماید.

هر آنچه برای راحتی در فضای کاری در منزل نیاز دارید را فراهم بیاورید

مطمئن شوید که تمام تجهیزاتی که برای راحتی کار نیاز دارید, در حد امکان فراهم شده است.به این ترتیب می‌توانید کارایی و اثربخشی بالاتری داشته باشید. به عنوان مثال نزدیک بودن به مودم اینترنت به منظور بهره برداری از حداکثر سرعت  ممکن و نیز در اختیار داشتن صندلی ارگونومیک و میز کار با اندازه کافی مواردی از این دست می‌باشند. تلاش کنید برای اوقات کاری در منزل تمام اسباب آسایش و راحتی خود را فراهم بیاورید تا بتوانید با بالاترین تمرکز ممکن به کار کردن ادامه دهید.

 

محدوده خودتان را به صورت شفاف مشخص کنید. 

وقتی که مجبور به کارکردن به صورت دورکاری و در منزل هستید, با توجه به اینکه سایر اعضای خانواده(همسر و فرزندان) نیز با شما در محیط خانه زندگی می‌کنند, لازم است مرزهایی را در زمان کاری مشخص کنید و به صورت شفاف و صریح از اعضای خانواده درخواست کنید تا در تایم کاری اجازه بدهند به صورت تمام وقت به کارکردن بپردازید. مثلا بگویید از ساعت هشت تا ساعت یک بعد از ظهر که زمان استراحت میان روز و زمان صرف ناهار میباشد کسی اجازه ورود به اتاق را ندارد و یا اینکه هر زمانی که درب اتاق کار را بستتید به این معنی است که یا در حال برگزاری تماس تصویری قرار دارید  یا اینکه در حال مکالمه تلفنی هستید و اعضای خانواده نباید وارد اتاق بشوند.

 

برای فرزندان برنامه ریزی روزانه داشته باشید

اگر فرزند دارید, بهتر است مثل زمانی که به مدرسه و یا مهد کودک میرفتند, برایشان برنامه ریزی کنید و طبق یک برنامه و روال منظم جلو بروید. مثلا در زمان‌های استراحت بچه ها, چرت بعد از ظهرشان و یا زمانی که برای تماشای برنامه های تلویزیونی مورد علاقه شان دارند, میتوانید با خیالی راحت تر از اینکه میتوانید با تمرکز کار کنید, به انجام وظایف کاری‌تان بپردازید.

 

از یک روند روتین و پیروی کنید

فرزندان تنها کسانی نیستند که نیاز به یک برنامه روزانه دارند. در واقع خود شما نیز به شدت به این برنامه نیاز دارید. دور کاری به این معنی نیست که هر زمانی که خواستید به سراغ اتاق کارتان بروید و بدون توجه به زمان شروع به کار کنید. باید مشخص کنید که کارتان در چه ساعتی از روز شروع می‌شود و در چه زمانی تایم کاری به اتمام میرسد و از آن به بعد در اختیار خانواده باشید. اگر بدون برنامه مشخص و مدون به دورکاری بپردازید, بعد از گذشت زمان کوتاهی هم خودتان از این روند خسته خواهید شد و احساس خواهید کرد به فشار کاری از زمان قبل از دورکاری بیشتر شده است و همچنین اعضای خانواده‌تان نیز از بی برنامگی کاری شما و مشخص نبودن زمان های کاریتان به ستوه خواهند آمد.

بیشتر از قبل ارتباط برقرار کنید

به این دلیل که در دفتر کار حضور ندارید و سایر اعضای تیم کاری و همکارانتان شما را با چشم نمی‌بینند, اهمیت برقراری ارتباط بیش از پیش اهمیت خواهد داشت. به صورت مداوم با رئیستان در ارتباط باشید و از اینکه دقیقا چه انتظاراتی از شما دارد اطمینان حاصل کنید. همچنین با کسانی که زیر دست شما فعالیت می‌کنند نیز به صورت مرتب ارتباط برقرار کنید و از روند انجام فعالیت‌هایشان با خبر باشید.

 

استراحت کنید

یکی از چالش‌هایی که کار کردن ریموت به همراه دارد این است که زمان به راحتی از دست خارج می‌شود. بسیار مهم است که زمانی را برای استراحت در بین ساعات کاری در نظر بگیرید تا از نظر ذهنی و بدنی آمادگی مجدد شروع فعالیت را به دست بیاورید. زمانی که در دفتر کار حضور داشتید استراحت‌های کوتاه میان کار بسیار در دسترس و معمول بود. مثلا سراغ همکارتان در میز کناری میرفتید و برای چند لحظه با هم گپ می‌زنید و یا برای صرف یک فنجان چای به آبدارخانه و یا اتاق استراحت سر می‌زدید.  اما در حین دورکاری و کار در منزل این امکان را ندارید. بنابراین لازم است زمان هایی را مشخص کنید, از صندلی و اتاق کار فاصله بگیرید و کمی استراحت کنید.  در صورت عدم توجه به این نکته کارایی شما به مرور کمتر و کمتر خواهد شد و کار از راه دور برایتان تبدیل به کابوس خواهند شد و در پایان چیزی جز خستگی مفرط عایدتان نخواهد شد.      

 

برای فعالیت‌های فیزیکی و خلاقانه زمان خالی کنید

اگر شرایط محل زندگی‌تان به گونه ای است که این امکان را دارید برای ساعتی بیرون از منزل بروید, البته اگر کاملا امن باشد و بتوانید فاصله اجتماعی را با دیگران رعایت کنید, بهتر است ساعتی را در روز برای این کار اختصاص دهید. هوای تازه و قدم زدن برای دقایق کوتاه بسیار کمک کننده خواهد بود. همچنین با توجه به پیشرفت های موجود در زمینه کلاس‌های آنلاین و مجازی, شرکت در فعالیت های خلاقانه آنلاین به سهولت در دسترس شما خواهند بود. شما به سادگی میتوانید با استفاده از کلاس‌های آنلاین شروع به یادگیری یک مهارت جدید نمایید . یاد گیری مهارت های جدید, حتی اگر غبر مرتبط به فضای کاری و تخصص شما باشد, میتواند به قوه تخیل و خلاقیت شما کمک نماید. در این شرایط موجود بسیاری از شرکت های معتبر آموزشی دنیا بسیاری از کلاس‌های آنلاین‌شان را با تخفبف‌های ویژه ارائه می‌دهند. استفاده از این فرصت بسیار مغتنم خواهد بود. مثلا شروع به یادگیری یک نرم افزار تخصصی نمایید و یا یک زبان جدید را یاد بگیرید.

روحیه خودتان را حفظ کنید

همه ما در هر جایگاه اجتماعی, شغلی و خانوادگی, در حال گذراندن شرایط نامعمول و البته دشواری هستیم. این دشواری هم بنا به موقعیت های مختلف دارای درجات و سطوح متفاوتی است. بعضی از کسب و  کارها مانند رستوران ها و آژانس های  مسافرتی گردشگری با بحران های اساسی مواجه شدند. بعضی دیگر از کسب و کارها سهم عمده‌ای از بازارشان را از دست داده‌اند و ناگزیر دست به تعدیل نیرو زده‌اند. اما درگیر شدن در این شرایط نامناسب و غرق شدن در افکار منفی واقعا راه جل مناسبی برای برون رفت از این مشکلات نیست و نخواهد بود.

در چنین شرایطی بهترین کار حفظ روحیه و امیدوار ماندن به آینده است. این شرایط با تمام سختی هایی که خواهد شد در نهایت در مقابل نیروی اراده انسان, دیر یا زود از پای خواهد افتاد. بنابراین بهترین عکس العمل در چنین شرایطی اولویت دادن به حفظ سلامتی, هم از لحاظ روانی و هم از منظر فیزیکی است.